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深圳市行政事业单位综合服务商-深圳市黑蚂蚁软件有限公司

固定资产管理的痛点及解决方案

对于行政事业单位来说,采购和管理、盘点固定资产、低值易耗品、办公用品、运输工具等是一项重要的工作。如何集中管理好这些实物资产,不但影响相关财务数据的统计,也影响单位领导的工作业绩。尤其是对于单位内部管理,他们的固定资产通常有如下特点:数量多、种类多、价值高、使用周期长、使用部门分散,管理难度大。

行政人员在管理实物资产过程中往往遇到如下痛点:

1)单位的领导层不重视固定资产管理工作

单位没有成熟的固定资产管理制度,责任不清,家底不清,资产不明确。固定资产的调拨和分配不合理,以至于固定资产重复购置和闲置的情况比较严重。

2)固定资产的账实不一致

因为缺乏固定资产管理体系和合理的流程,固定资产入库后,没有对其进行全生命周期的管理,只有纸质的档案。然后在实际的固定资产流转过程中,使用人和固定资产信息并不对应。账、卡、物不一致。

3)海量固定资产盘点时效率低下且正确率不高。

每次的季度或者年终盘点固定资产都是一场硬仗。抱着一摞摞表格,爬楼挨个去打钩。如果盘点时发现信息不对,需要修改时,直接记录在纸质表格上,然后盘点完毕再录入到电子表格中。整体费时费力,且盘点准确率并不高。也没规范的业务流程和历史操作记录可查询。

这就给行政的工作带来了比较大的压力。如何高效地管理和追踪每一个固定资产,做到账实一致,账账相符?

固定资产管理的解决方案

首先,由于固定资产的全生命周期管理需要密切追踪实物资产的动态和轨迹。其次,手工管理以及不能满足企业的海量固定资产盘点的需求。毕竟EXCEL只是保留了数据的完整性,无法保证资产数据的准确性和安全性,

随着科技的发展,企业纷纷将二维码和RFID技术引入到企业的固定资产管理中。以二维码或者RFID标签为主线,对固定资产的全生命周期进行智能管理:申购、入库、领用/退库、借用/归还、调拨、维修、变更、报废都可以通过手机扫二维码来实现。通过一物一码,给每个固定资产都赋予一个唯一的二维码或者RFID编码,便于每个阶段的管理。在固定资产盘点时有多种盘点方式可供选择。

将企业的各类固定资产均纳入一起进行集中管理,通过PC+APP+RFID,可以对固定资产的全部管理环节进行有效管理和控制,不仅方便了用户的操作,而且还能生成各种智能报表。准确反映企业固定资产的总量、结构及变化趋势等。

以固定资产盘点举例:三重盘点方式可供选择。

1)管理员或者子管理员登录手机APP,扫标签的二维码进行盘点。可以多人同时登录一个账号进行扫码盘点。盘点完毕,同步数据后,PC端会汇总所有盘点记录。

2)如果选择全员盘点,员工登录员工端后,可以参与盘点本人名下的若干固定资产,这样可以减少管理员的工作量。对于未盘的员工,管理员可以发起催盘。 管理员只需要盘点没有使用人的若干资产。大大提升了工作效率。

3RFID散步式盘点。用RFID打印机将固定资产打印出来RFID标签后,每个固定资产跟标签绑定。盘点时,管理员创建完盘点单后,只需要一台RFID扫描终端,在盘点单区域范围内扣动扳机,即可轻松完成该区域固定资产的极速盘点。

4)盘点完毕,系统可以一键生成盘点报告,盘亏、盘盈一目了然。大大提升了固定资产的盘点效率。而且各种分析报表也可以让企业管理员对所有固定资产的状态和情况一清二楚。降低闲置率,提升固定资产的利用率。

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如何让单位告别固定资产管理混乱的难题

随着财政政策不断的明确,经济的发展,固定资产的数量会越来越多。单位在固定资产上的投入也会随之增加。如果固定资产管理不当,大批量固定资产闲置或者丢失,会给单位带来不必要的损失。相反,如果管理得当,在固定资产上的投入会产生良性循环。于是,越来越多的单位管理层开始关注和加强单位内部的固定资产管理。

谈到固定资产的管理,每家企业都有自己的一套流程和方法。固定资产管理和盘点的方法可谓是五花八门。有些朋友可能说,固定资产的管理,无非就是把固定资产贴上标签,定期核对有没有丢失就可以了。然而,实际管理起来,各种复杂的情况都会出现。如果要想精细地管好固定资产,需要从纵向横向两个方面去抓。纵向指的是固定资产管理的深度,即:固定资产的全生命周期管理,从采购到报废整个生命周期的管理。横向指的是固定资产的范围和广度。如果要做到纵横交错管理固定资产,单凭人工操作是很难完成的,单位内部还是需要一套固定资产管理系统来助力。

ANT固定资产管理系统可以做到:

1)将固定资产从申购、审批、采购无缝衔接到固定资产入库。

2)固定资产可批量导入。入库后,生成一个唯一的条形码或二维码标签。一物一码,方便以后的固定资产流转管理和盘点。

3 可精细化管理固定资产日常的领用、退库、借用、归还、调拨、维修、维保、变更、报废、折旧等。可有员工发起申请,经过自定义审批流,最后发放,员工签字收货。每个操作步骤皆可留痕,方便以后追溯。

4)资产丢失、损坏可以快速找到负责人

系统可以落实资产管理责任,资产出现丢失、损坏时可以快速找到相关负责人和使用人,保证资产的使用安全。

5)多维度报表让固定资产状况一目了然

通过多维度的固定资产报表,让管理者实时了解企业内固定资产的总数量、存放位置、使用日期、使用人、使用状态等信息。减少重复采购和闲置浪费。

6)多种固定资产盘点方式提高盘点效率

多种盘点方式可选:员工自助扫码盘点,管理员APP扫码盘点,RFID散步式盘点。可让固定资产盘点准确、快速完成。盘点结束后,可自动生成盘点、盘盈和盘亏报表。管理员还可以随时复盘、抽查等。最终做到账实相符。

ANT固定资产管理云系统是一款B/S结构的云系统,以PC+APP结合的方式,助力行政事业单位精细化和数字化管理固定资产。为单位的固定资产管理和盘点添砖加瓦,助力智慧财政信息化建设。

 


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